eformsignのご紹介

eformsign(イーフォームサイン) は、時間や場所を問わず電子文書を作成・送信することができ、保存された情報を社内システムや外部クラウドストレージと連携することができるクラウド型電子契約サービスです。

📁 eformsignのサービス紹介資料 はこちら

基本用語

eformsignの使用にあたり必須となる、 eformsignの基本用語をご紹介します。

  • ダッシュボード

    ダッシュボードとは、eformsignにログインした際に最初に表示されるサービスのトップ画面です。 ダッシュボードの左上のメニューアイコン (image1) をクリックすることでサイドバーメニューにアクセスできます。 サイドバーメニューに表示される内容は、ユーザーの権限によって変化します。

    eformsignのダッシュボード画面

  • テンプレート

    テンプレートとは、eformsignで使用する電子文書書式です。 申請書や同意書のような繰り返し使用する文書を予めeformsign上に登録しておくことで、すぐに作成を開始できます。 テンプレートはPCに保存されているファイルをeformsignにそのままアップロードするか、 Office用eformsignアドイン(eformsign for Microsoft Office)をインストールしてOfficeソフトからアップロードすることができます。

  • 文書

    文書とは、テンプレートから作成・送信する電子文書、または使用中のファイルをアップロードして作成・送信する電子文書のことです。文書は マイファイルで作成する または テンプレートで作成する メニューから作成・送信することができます。このように作成された文書を基準として、eformsign内での使用文書件数を集計しています。

  • 文書トレイ

    文書トレイとは、作成された文書を保存・閲覧することができるクラウドストレージです。 文書のステータスによって4つの文書トレイに分けて保存されます。

    • 要処理文書: 本人が処理する必要がある文書（他のメンバーが作成・署名依頼をした文書）、またはメンバーではない受信者に送信した文書のうち、まだ処理されていない文書を一覧で確認することができます。

    • 進行中の文書: 本人が作成、または処理した文書のうち、まだ完了していない文書を一覧で確認することができます。

    • 完了文書: 本人が作成した文書のうち、完了した全ての文書を一覧で確認することができます。

    • 一括作成文書: 本人が一括作成して送信した文書のステータスを確認することができます。

  • マイ文書トレイ

    マイファイルで作成する から 文書作成をスタート をクリックする前に保存した文書が表示されます。 マイファイルで作成 した文書を保存しておけば、テンプレートのように同様の設定で文書を作成することもできます。

  • 共有文書トレイ

    共有文書トレイを作成することで、社内の他のメンバーに文書を共有することができるほか、他のメンバーが共有した文書を閲覧することができます。

  • ワークフロー

    ワークフローとは、文書の作成から完了までの処理プロセスのことです。 テンプレート管理者は、各テンプレートのワークフローのステップを設定することができます。 ワークフローは 開始 — 完了がデフォルトで設定されており、次の 受信者のタイプを追加することができます。

    • 検討者: 文書を検討後、承認または差し戻します。

    • 参加者: 文書の入力欄に入力または署名します。

    • 閲覧者: 文書の閲覧のみできます。

    ワークフローのステップ

  • CC

    ワークフローの受信者のタイプ以外にも、文書の送信ステップでその文書を参照するユーザー(CC)を設定することができます。CCに設定されたユーザーは、文書の進行状況の確認と閲覧ができます。文書送信または文書完了時にCCのユーザーには通知メールが送られ、文書を確認できます。

    CCに設定された文書は、文書の進行状態に応じて、CCに設定されたユーザーの 進行中の文書トレイ または 完了文書トレイに表示されます。

  • 代表管理者

    会社の代表者として、eformsignの使用に関する全ての権限を持ちます。

  • 会社管理者

    会社管理メニューにアクセスできるほか、会社、グループ、メンバーの管理を行うことができます。

  • テンプレート管理者

    テンプレート管理メニューにアクセスできるほか、テンプレートの作成、変更、配布、削除を行うことができます。

  • 文書管理者

    文書管理メニューと一括作成文書管理メニューにアクセスすることができます。権限を付与された文書の閲覧・無効化、文書をシステムから永久に削除することができます。文書管理者はテンプレートか文書ごとに指定することができます。

  • テンプレート使用権限

    各テンプレートのテンプレート使用権限を各メンバーに付与することができます。

  • テンプレート修正権限

    文書の管理権限がある場合、文書管理メニューにアクセスすることができます。権限があるテンプレートで作成された文書を閲覧して、完了文書に対するキャンセル依頼を承認または文書をシステムで永久削除することができます。文書の管理権限はテンプレートごとに設定することができます。

最小仕様

eformsignとeformsign for Microsoft Office(Office用eformsignアドイン)の最小仕様は以下の通りです。

  • eformsign

    • PC OS： Windows 10 以上、OS X Mavericks 以上

    • ブラウザー： Microsoft Edge 79 以上、Chrome 49 以上、Safari 9 以上

    • モバイルOS： iOS 6.1.6 以上、Android 5.0 （Lollipop）以上

  • eformsign for Microsoft Office

    • PC OS: Windows 7 以上

    • Microsoft Office: Microsoft Office 2010 以上

注釈

eformsignのモバイルアプリのインストールは任意です。 スマートフォン、PC、タブレットのブラウザでもご利用いただけます。